El tiempo y la información son dos recursos valiosos al momento de trabajar tanto en proyectos personales como de negocios. Es por eso que tomar medidas que ayuden a incrementar la productividad y maximizar la seguridad al usar correos electrónicos, resulta ser muy conveniente.
Los gestores de correos electrónicos dejaron de ser un simple entorno de envío y recepción de mensajes digitales. Actualmente, se han convertido en un centro de operaciones que ofrecen herramientas complementarias para el manejo de información.
Hacer un uso eficiente de la correspondencia y proteger este valioso espacio es estrictamente necesario en estos tiempos de alta competitividad, donde la comunicación veraz y oportuna es extremadamente relevante.
¿Cómo usar correos electrónicos de manera óptima?
Probablemente pases mucho tiempo leyendo y respondiendo emails, ese mismo rato que podrías estar empleando en otras actividades estratégicas.
Optimizar el uso de correos electrónicos te permitirá tener mayor control sobre la dedicación que le das a esa tarea, aquí algunos consejos que podrías aplicar:
Envía correos solo en los casos adecuados
Los diferentes formatos de comunicación deben ser empleados adecuadamente según las situaciones. Por ejemplo, para casos en lo que se requiere una respuesta inmediata lo mejor es hacer una llamada telefónica, si se trata de un asunto complejo o delicado el correo tampoco es el medio ideal.
En cambio, el uso de emails es especialmente apropiado para realizar solicitudes, formalizar puntos acordados y mantener registro de lo discutido.
Establece momentos del día para verificar tu bandeja de entrada
Reservando y respetando intervalos específicos de tiempo al día para la revisión de correos, podrás enfocarte en otras tareas. Para esto es recomendable desactivar las alertas como popups y sonidos de notificaciones que atraigan tu atención hacia el administrador de emails fuera del horario estipulado para eso.
Efectúa redacciones objetivas, claras y concretas
Escribir correos puntuales ayuda a evitar interpretaciones equivocadas o provocar la pérdida del interés en la lectura.
Una comunicación con un lenguaje profesional, tomando en cuenta las reglas gramaticales y los signos de puntuación, además del estilo y la estructura, le añade credibilidad y respeto a tu persona. Apoyarse en elementos como imágenes, videos o en enlaces, le agrega valor al mensaje y facilita su comprensión.
Date de baja de las suscripciones no deseadas
Muchos de los correos que se reciben provienen de suscripciones a páginas. Tal vez en alguna época constituía información de interés, pero si en la actualidad no es el caso, darse de baja contribuirá a mantener tu buzón más despejado.
Tips de seguridad para correos electrónicos
Otro aspecto no menos importante durante el uso de correos electrónicos, es la seguridad. Y aunque las empresas de servicio de emails suelen proveer mecanismos de protección de datos, tomar medidas propias nunca está de más. Algunas sugerencias son:
- Desactiva la carga automática de imágenes.
- Evita acceder a tu cuenta de correo a través de redes Wifi públicas.
- Mantén actualizados los sistemas operativos y antivirus de tus dispositivos electrónicos.
- Utiliza plataformas de email que brinden métodos de cifrado, garantizando así que la información permanezca de forma confidencial.
- Elimina periódicamente el caché y el historial de tu navegador, además ignora la opción “guardar contraseñas”.
- Presta especial atención a la extensión de los archivos adjuntos, si se trata de un .exe asegúrate de que sea lo que esperas recibir y de una fuente confiable.
- No incluyas datos personales, bancarios o contraseñas en tus emails.
- Modifica tu clave de acceso frecuentemente.
- Habilita el filtro anti-spam.
- A la hora de mandar un mensaje a varios contactos, emplea el envío con copia oculta (CCO) para resguardar las direcciones de los destinatarios.
Una última recomendación: comparte las prácticas que decidas implementar con los miembros del equipo y colaboradores. Mantener el estándar en el uso óptimo de correos electrónicos, sin duda impulsará la productividad. Así como las acciones preventivas en cuanto a la seguridad, minimizarán las amenazas potenciales de ciberataques.
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