Todo empresario o emprendedor se enfrenta a desafíos para mantener el orden en su negocio. Hay tantos aspectos a considerar que es importante tener las herramientas necesarias para la administración digital de tu empresa. En esta lista nos iremos desde la eficiencia hasta procesos para pulir lo que se necesite.
1.- Establece canales integrales de comunicación con Slack
Primero lo primero, si no se cuenta con una correcta comunicación, las ideas, los planes, las estrategias e inclusive las instrucciones se pueden perder en el camino. El mejor ejemplo de esto es la falta de entendimiento que nos hace recordar al juego del “teléfono descompuesto”.
Por ello, una herramienta digital que nos ayuda a darle solución a estos problemas es Slack, una aplicación de comunicación que se puede segmentar por espacios de trabajo, lo que te permite separar a tus clientes de tu equipo de trabajo, enviar mensajes directos o grupales en un historial permanente en la nube para rastrear cualquier comunicado o información compartida.
Te podrás olvidar del “no me dijiste” o el “no me llegó” porque aquí se puede quedar todo guardado. Por si fuera poco, la aplicación tiene versión móvil, web y app para PC o Mac. Sin duda, facilita la comunicación laboral en un solo espacio. Esta es una buena forma de evitar usar WhatsApp, o alguna otra red social que roce entre lo personal y lo laboral o que pueda desenfocar a tu equipo.
Tiene una gran compatibilidad con otras aplicaciones para integrarlas, como por ejemplo un básico, Google Calendar. De esta manera, la app te recordará cada una de tus actividades diarias o configurar un aviso 5 minutos antes de que empiece algún evento.
La barrera de entrada es mínima, ya que cuenta con una versión gratis y posteriormente podrás escalarla si tu organización lo necesita.
2.- Adiós a las notas sencillas de tu sistema operativo con un gestor de proyectos
Administrar proyectos seguros nos toma algo de tiempo extra, pero a mediano plazo nos da la tranquilidad de saber qué cosas van bien, cuáles no tanto y poder actuar para evitar el temido “Estado de emergencia”.
Existen varias opciones, entre las 3 más recomendadas están: Monday para empresas creativas, Asana que es una buena opción para aquellos que buscan un punto intermedio no tan complejo o Teamwork, para organizaciones más grandes que necesitan medir hasta el tiempo dedicado a los proyectos.
Por supuesto, cada una de estas tienen más usos de los descritos, lo importante es que puedas elegir aquella que te permita poner en un solo lugar tus notas, actividades, planes y estrategias, que te conecte con tu equipo de trabajo y te dé la visibilidad necesaria para tomar decisiones a tiempo.
Las barreras de entrada variarán. En el caso de Monday, su versión gratuita está limitada a 2 usuarios, Asana te permite una mayor flexibilidad para que tú y un equipo pequeño-mediano pueda coordinarse en su versión gratuita. Por otro lado, Teamwork en su versión gratuita limita a 5 personas. Tomar acción y poner un orden es valioso.
3.- App para gestionar correos electrónicos
Si ya tienes tu sitio web en Akky, seguro tu email de empresa lucirá más profesional dónde sea que lo pongas, pero administrarlo puede ser algo complicado. Lo mejor es aquello que sea rápido, eficiente y esté en cualquier plataforma. Puedes comenzar con Gmail y vincular tu correo de empresa para tenerlo siempre a la mano.
Las ventajas de usar esta herramienta digital es que puedes utilizar todo el potencial de Google para gestionar información, y su integración gratuita con prácticamente todas las aplicaciones de Google como Google Drive lo hace increíblemente potente. También puedes sumar el potencial de estas herramientas que te recomendamos para optimizar tu sitio.
- Google Analytics
- Google Search Console
- Google Pay
- Google Trends
- Google My Business
4.- Identifica procesos y reconoce si lo mejor es hacer Outsourcing
Ahora que ya se ha intentado dar estructura, orden y flujo a las actividades, llega el momento de decidir qué actividades será mejor que alguien más haga por nosotros. Ya sea por tiempo o por nivel de conocimiento, no todos necesitan saber y hacer todo en una organización, para ello existen los especialistas.
Es indispensable reconocer los alcances de nuestra estructura actual. En ocasiones, las organizaciones pueden tender a postergar ciertos resultados hasta que su equipo aprenda a hacer algún proceso complejo. El otro escenario posible es que contrates a alguien externo que pueda ejecutarlo, sistematizarlo y luego poder hacer un entregable con procesos mejor definidos y que más fácilmente otra persona pueda desarrollarlos sin su nivel de experiencia.
No te limites, siempre hay una solución y es por eso que te invitamos a iniciar tu proyecto con un sitio web nuevo o renovado el cual te permita alcanzar las metas que tanto has deseado. En Akky tenemos la oportunidad perfecta para ti, te hacemos la página web en su totalidad o trabajamos en conjunto, la decisión es tuya. ¿Qué estás esperando?
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