El correo electrónico es el medio digital por excelencia para apoyar el proceso de comunicación en las empresas. Conoce los aspectos que hacen de esta herramienta un elemento imprescindible en la estructura de las organizaciones.
Parece increíble que en el año 1971 se envió el primer email dando la posibilidad al mundo de poder derribar fronteras al hacer llegar un mensaje a cualquier lugar del planeta inmediatamente. Pero fue a finales de la década de los 80 que Microsoft profesionalizó el uso del correo electrónico poniéndolo al alcance de todos.
Ha pasado mucho tiempo y al día de hoy es casi imposible que alguien que tenga vida en el mundo digital no posea una dirección electrónica.
Es cierto que ahora existen otras maneras de contactarse como la mensajería instantánea, las redes sociales e inclusive a través de llamadas telefónicas y video llamadas. Sin embargo, el email literalmente es el buzón de correo de una persona en Internet. A su vez, es una manera fija de encontrarse entre tantas plataformas emergentes que quizás corren el riesgo de pasar de moda.
Incluso, las direcciones electrónicas funcionan como identificadores (ID) para crear cuentas e ingresar a distintos sitios web y aplicaciones. Al igual que los gestores de correo electrónico han evolucionado para ir más allá de solo administrar mensajes. Estos se han convertido en plataformas robustas de almacenamiento de información, centro de reuniones y de compartimiento de archivos.
Más aún, en el ámbito empresarial el correo electrónico constituye el medio más formal para establecer contacto. Así mismo, es la mejor forma de mantener la comunicación y dejar soporte del intercambio de mensajes.
¿Por qué usar correo electrónico empresarial?
Estas son algunas de las razones por las que es conveniente implementar el uso de correos electrónicos en las empresas:
1. Constituye una vía de comunicación protocolar
Un correo electrónico con elementos de la imagen corporativa acompañado de una firma es perfectamente considerado como un documento oficial de la empresa. Adicionalmente, cualquier acuerdo establecido en su contenido es tomado como un compromiso.
2. Funciona a modo de registro
Una gran ventaja de usar emails tanto para la comunicación interna como externa de una organización, reside en que funciona como soporte de los mensajes enviados y recibidos. De esta forma, queda constancia de solicitudes y respuestas, donde quedan claramente visible los involucrados, así como también fecha y hora de cada acción que se realiza.
Muchas veces es necesario hacer seguimiento a algún caso, reportar tareas o revisar un historial de sucesos. En este sentido, es muy fácil seguir el rastro de correos electrónicos relacionados y utilizarlos como soporte. Esto último no puede hacerse con conversaciones personales o llamadas telefónicas, por ejemplo.
3. Facilita la organización de la información
Los administradores de correos ofrecen diferentes funcionalidades para organizar la información. Es posible destacar mensajes, emplear filtros, crear etiquetas y agruparlos según un tema particular, además de almacenar los archivos adjuntos. Igualmente, se tiene la alternativa de enviar un mismo correo a múltiples destinatarios.
4. No interrumpe las actividades laborales
Otro beneficio de usar un buzón de correo electrónico es que se pueden revisar los mensajes en los momentos adecuados. Es posible dedicar unos minutos cada cierto período de tiempo o cuando realmente se tenga la oportunidad de prestar la suficiente atención para leer y dar respuesta a las comunicaciones.
5. Genera sentido de pertenencia
Asignarle una dirección de correo empresarial a un empleado inevitablemente lo hará sentir parte del equipo de trabajo y ayudará a que se sienta identificado con la corporación. Ten presente que las direcciones de emails profesionales llevan el nombre, cargo o departamento acompañado del nombre de la compañía. Como, por ejemplo: ana.velasquez@marketpro.mx, ventas@maxideli.com o director@proyectoszd.lat.
Existen muchas otras ventajas de contar con el correo electrónico como medio de comunicación eficaz en las empresas, además te recordamos que en Akky contamos con diferentes opciones de email ideales para tu proyecto o negocio.
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